Obecny tekst jest dziesiątym z serii artykułów poruszających tematy prawne, które w ostatnim czasie nabrały szczególnego znaczenia.
W sytuacji niemożności podróżowania za granicę, częściej niż dotychczas mieszkańcy Kanady, którzy muszą dokonać czynności prawnych w Polsce, zmuszeni są do udzielania pełnomocnictw osobom znajdującym się w Polsce. Jakie są zasady sporządzania i jaka jest procedura wykonywania takich pełnomocnictw?
Ogólnie mówiąc, prawo polskie dopuszcza do obrotu prawnego w Polsce pełnomocnictwa z zagranicy pod warunkiem, że zostały one sporządzone w zgodzie z prawem miejsca, w którym je sporządzono. A zatem pełnomocnictwo sporządzone w Ontario musi być sporządzone zgodnie z prawem tej prowincji, aby zostało dopuszczone do obrotu prawnego w Polsce.
.jpg)
Osoby otrzymujące w tych sprawach instrukcje z Polski często są instruowane przez polskich prawników, notariuszy lub urzędy wymagające takiego dokumentu, aby przed dostarczeniem do Polski, dokumenty te zostały zaopatrzone w tzw. klauzulę apostille. Klauzula apostille to krótkie poświadczenie w kraju sporządzenia dokumentu co do autentyczności podpisu i charakteru w jakim działa osoba sygnująca dokument oraz tożsamości pieczęci, w którą zaopatrzony jest dokument. Aczkolwiek klauzula apostille ma zastosowanie w Europie i Stanach Zjednoczonych, nie ma ona zastosowania w Kanadzie. Odpowiednikiem stosowania tej klauzuli jest tzw. proces „legalizacji” oficjalnych dokumentów prawnych sporządzonych na terenie prowincji lub w imieniu władz federalnych przez placówki dyplomatyczne krajów, do których dokumenty te będą dostarczone.
Co to jest „legalizacja”?
Przez „legalizację” rozumie się potwierdzenie, iż dokument został sporządzony z zachowaniem wymogów prawnych i proceduralnych obowiązujących w miejscu jego sporządzenia i że może być przedstawiony i prawnie użyty na terenie innego kraju, w tym również w Polsce.
Czy wszystkie pełnomocnictwa sporządzane do Polski muszą być „legalizowane”?
Niekoniecznie. Odpowiedź i decyzja w tej sprawie zależy od strony polskiej. Z pewnością muszą podlegać temu procesowi pełnomocnictwa dotyczące czynności związanych z obrotem nieruchomości w Polsce. Jest to wymóg prawa polskiego. Jednak pełnomocnictwa dotyczące innych czynności niekoniecznie muszą podlegać tej procedurze. Osoby pragnące taki dokument sporządzić winny dokładnie się dowiedzieć od osób lub instytucji w Polsce, które będą ten dokument przyjmowały, czy wymagają jego „legalizacji” czy nie.
Jaki jest proces jeżeli „legalizacja” jest wymagana?
Po pierwsze, dokument musi być sporządzony we właściwym formacie i w taki sposób, aby poza treścią zasadniczą zawierał sekcje informujące o potwierdzeniu go przez dwóch świadków. Po drugie, świadkowie muszą spełniać wymogi prawa Ontario regulującego kto może pełnić taką funkcję. A zatem, świadkiem nie może być osoba zainteresowana jego treścią lub spokrewniona z mocodawcą. Nie może to być również osoba, którą mocodawca wyznacza na swojego pełnomocnika, ani jej małżonek. Świadkowie muszą być obecni w momencie sporządzania pełnomocnictwa i muszą się upewnić, że mocodawca jest pełnoletni, wie co robi, orientuje się co do konsekwencji swojego aktu, i jest świadomy umysłowo.
Po trzecie, akt potwierdzenia przez świadków będzie musiał być dodatkowo potwierdzony przez adwokata/notariusza przy pomocy poświadczenia notarialnego. Po czwarte, dokument ten musi być przedstawiony w urzędzie Prowincji Ontario – Official Document Services w Toronto – do dodatkowej weryfikacji kwalifikacji adwokata/notariusza, który dokonał poświadczenia. Dokonuje się tej czynności dość szybko poprzez osobiste przedstawienie dokumentu, do którego urzędnik dołącza urzędowe potwierdzenie właściwości wykonania przez notariusza/adwokata. Ta ostatnia czynność może być również dokonana drogą korespondencyjną poprzez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Kanady w Ottawie, której ze względów czasowych praktycznie nikt nie używa.
W chwili obecnej, należy pamiętać, iż na czas, gdy obowiązuje Emergency Management and Civil Protection Act, specjalne rozporządzenia Rządu Prowincji Ontario z dnia 7 i 22 kwietnia wprowadziły tymczasową procedurę umożliwiającą podpisywanie pełnomocnictw (Powers of Attorney) w obecności świadków, którzy w chwili składania podpisu przez osobę sporządzającą ten dokument są z nią w kontakcie wizualnym przy pomocy „technologii komunikacji audio-wizualnej”. A zatem osoba podpisująca pełnomocnictwo oraz świadkowie nie muszą być w bezpośrednim personalnym kontakcie w chwili podpisywania dokumentu. Jednak jednym z kilku wymogów w tym zakresie zawartych w tych rozporządzeniach jest, aby przynajmniej jedna z osób będących świadkiem posiadała licencję na podstawie Law Society Act.
Po dokonaniu wszystkich wyżej wymienionych czynności, dokument może być przedstawiony do „legalizacji” w polskim konsulacie lub ambasadzie. Czy ta ostatnia czynność może być dokonana osobiście czy – ze względu na ograniczenia związane panującą epidemią – musi być dokonana drogą korespondencyjną, należy dowiedzieć się bezpośrednio w tej placówce.
Janusz Puzniak
Barrister and Solicitor
905-890-2112
416-999-3023
